Кассовый разрыв — ситуация, когда платить нужно сегодня, а деньги придут через две недели. Он не связан с убыточностью: студия может быть прибыльной весь год и трижды за этот год не иметь чем заплатить подрядчику.
Причина в том, что прибыль и деньги живут в разном времени. Прибыль появляется, когда работа сделана. Деньги — когда клиент заплатил. Между этими событиями лежит от двух недель до трёх месяцев, и все обязательства студии попадают именно в этот промежуток.
Как он выглядит на числах
Event-агентство ведёт три мероприятия. Финансовая картина месяца:
- 5-го — поступление 400 000 ₽ (предоплата по свадьбе в июле);
- 12-го — выплата подрядчикам 250 000 ₽ (площадка и декор по июньскому);
- 20-го — зарплата команде 180 000 ₽;
- 25-го — налог 60 000 ₽;
- 28-го — поступление 500 000 ₽ (финальный расчёт по июньскому).
Итог месяца положительный: пришло 900 000 ₽, ушло 490 000 ₽. Но 25-го числа на счету минус 90 000 ₽, потому что крупное поступление приходит только 28-го. Три дня, в которые нечем заплатить налог.
Разрыв — не про месяц целиком, а про конкретную дату внутри месяца.
Как посчитать его заранее
Нужны три вещи, и все три должны быть в одном месте:
- Накопленный остаток — все прошлые поступления минус все прошлые выплаты. Не остаток на счёте (там может лежать чужой аванс), а свой.
- График поступлений — плановые даты этапов оплат по всем проектам.
- График обязательств — зарплаты, подрядчики, налоги, аренда, подписки.
Дальше — простое накопление: идём по датам и складываем. Первая дата, где сумма ушла в минус, и есть разрыв. Важно, что считать нужно по датам, а не по месяцам: месячный итог скрывает разрыв внутри месяца, как в примере выше.
Пять способов закрыть разрыв
Сдвинуть этап оплаты. Самый дешёвый способ: если клиент готов оплатить этап на неделю раньше, разрыва не будет вовсе. Часто достаточно попросить.
Сдвинуть выплату. Договориться с подрядчиком о переносе на конкретную дату — нормальная практика, если предупредить заранее, а не в день оплаты.
Держать резерв. Конверт «резерв» с отчислением 5–10% от каждого поступления за полгода накапливает подушку в размере месячных обязательств. Это единственный способ, который решает проблему системно.
Разбить крупную выплату. Подрядчику 250 000 ₽ можно платить двумя частями по 125 000 ₽ с интервалом в неделю — часто он не против.
Кредит или овердрафт. Последний вариант: он стоит денег и покрывает следствие, а не причину.
Почему таблица здесь не помогает
Чтобы увидеть разрыв, нужно каждый раз пересчитывать накопительный итог по всем проектам и всем обязательствам на все даты вперёд. В таблице это делается руками и устаревает в тот же день, когда клиент перенёс оплату.
К тому же вопрос «хватит ли денег» возникает не по расписанию, а внезапно — когда подрядчик просит аванс, а вы прикидываете в уме.
Как это устроено в Сальдо
Календарь платежей показывает каждую дату месяца с накопленным остатком: видно, в какой день сумма уходит в минус и на сколько. Отсчёт идёт от реального накопленного остатка, а не с нуля 1-го числа, — иначе картина получается ложно тревожной в начале месяца и ложно спокойной в конце.
Плюс конверты: деньги, отложенные на налог и зарплату, не попадают в «свободные», поэтому разрыв не возникает из-за того, что резерв случайно потратили.
Посмотрите на демо — там календарь заполнен реальными числами, или заведите свою студию, перенесите таблицу и увидите свой график за десять минут.