Главный страх при переезде — потерять историю. Он обоснован: в таблице лежат три года работы, и половина смысла в ней не записана, а держится в голове владельца («вот этот проект вёлся по особой договорённости»).
Поэтому переезд делается не «одним махом», а в четыре шага.
Шаг 1. Решить, что переносить
Не всё. Полезное правило: переносится то, что ещё влияет на деньги.
- Незакрытые проекты — обязательно. По ним ещё будут оплаты, работа и выплаты. Это ядро переезда.
- Проекты, закрытые в этом году, — желательно. Нужны для годовой картины и налоговой базы.
- Более старое — по желанию. Обычно достаточно оставить таблицу как архив: она никуда не денется и всегда открывается.
Соблазн перенести всё «для полноты» стоит дорого: чем больше данных, тем больше расхождений придётся разбирать, и переезд растягивается на недели.
Шаг 2. Привести таблицу в пригодный вид
Не переписывать — просто убрать то, что мешает машине читать:
- Один проект — одна строка. Если проект размазан на три строки с объединёнными ячейками, разберите.
- Заголовки в одной строке. Двухэтажные шапки читаются плохо.
- Суммы — числами. Смесь «900 тыс.», «900 000 руб.» и «900к» в одной колонке превращает разбор в гадание.
- Даты в одном формате. Смесь 12.03.2026 и March 12 даёт разночтения день/месяц.
- Убрать итоговые строки внизу — они попадут в данные как проект «ИТОГО».
Это займёт полчаса и сэкономит день разбирательств.
Шаг 3. Загрузить и проверить предпросмотр
Дальше файл загружается как есть. Система разбирает колонки и показывает, что поняла: вот проекты, вот клиенты, вот суммы, вот даты оплат.
Проверять нужно не всё подряд, а четыре вещи:
- Совпало ли количество проектов с тем, что в таблице.
- Совпала ли сумма договорных стоимостей — сверьте с итогом таблицы.
- Правильно ли распознаны даты: посмотрите проект, который точно начинался в марте.
- Не попали ли в проекты служебные строки (итоги, разделители, пустые).
Если что-то не сходится — исправлять нужно на этом шаге, а не после записи.
Шаг 4. Записать и сверить остатки
После подтверждения данные попадают в учёт. Финальная сверка — по трём цифрам:
- сумма поступивших денег за период;
- сумма долгов клиентов (плановые, но не оплаченные этапы);
- сумма обязательств перед исполнителями.
Все три должны совпасть с тем, что вы знали до переезда. Расхождение — не повод паниковать: чаще всего это те самые «особые договорённости», которые в таблице не записаны.
Что делать с тем, чего в таблице не было
Скорее всего, придётся дозаполнить руками:
- состав работ по проектам — в таблице обычно только итоговая сумма;
- доли исполнителей — они жили в переписке;
- правила распределения по конвертам — их не было вовсе.
Это единственная часть переезда, которую нельзя автоматизировать: система не может угадать, какой процент вы откладываете на налог. Зато делается один раз и дальше работает само.
Сколько это занимает
Реальный срок для студии с двумя десятками проектов — день работы, из которых час уходит на подготовку файла, десять минут на загрузку и остальное на дозаполнение того, чего в таблице не было.
В Сальдо загрузка устроена так: файл разбирается, показывается предпросмотр «вот как это ляжет в учёт», записывается только после подтверждения, а вся загрузка отзывается одной кнопкой, если результат не понравился.
Заведите студию и попробуйте — пробный период открывается сразу, карта не нужна.